Liệu phần mềm đơn giản và quy trình làm việc thông minh có thực sự giúp giảm thiểu lãng phí, tăng doanh số và giải phóng nhân viên để tập trung vào khách hàng? Câu hỏi đó nằm ở trọng tâm của sự chuyển đổi hiện nay trong ngành công nghiệp thực phẩm.

Hãy nghĩ đến các hệ thống thực tiễn hơn là những robot trong phim khoa học viễn tưởng: Các công cụ ảo hiện nay đảm nhiệm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như chiến dịch email, tiếp nhận cuộc gọi và lập báo cáo.

House of Pizza đã tăng gấp ba lần số lượt hiển thị tiếp thị và tăng số đơn đặt hàng trực tuyến lên 321.000 đô la nhờ email và nội dung tự động. Ocean State Sandwich Company cũng tạo ra doanh thu trực tuyến 1.400 đô la bằng cách tương tự.

Các ki-ốt, hệ thống đặt hàng trực tuyến và POS tích hợp giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và sai sót, trong khi dự báo tồn kho giúp chống lại khoản thất thoát khoảng 1 tỷ 45 tỷ USD do lãng phí tại Mỹ.

Hướng dẫn này sẽ chỉ ra cách bố trí các công cụ này vào nhà bếp và hoạt động kinh doanh của bạn, chi phí và lợi tức đầu tư (ROI) dự kiến, cũng như cách duy trì sự tương tác cá nhân để khách hàng vẫn cảm thấy được quan tâm.

Vì sao tự động hóa nhà hàng đang ngày càng phổ biến hiện nay?

Bạn đang hoạt động trong một thị trường lao động khan hiếm hơn.Các bếp ăn phục vụ đầy đủ hiện đang hoạt động với trung bình ít hơn khoảng 6,2 nhân viên. Khoảng cách này buộc bạn phải tìm cách duy trì chất lượng dịch vụ ổn định mà không làm cho đội ngũ nhân viên kiệt sức.

Chi phí tăng cao và sự biến động nguồn cung khiến việc dự báo trở nên khó khăn hơn. Sử dụng dữ liệu và phân tích điểm bán hàng giúp bạn mua hàng thông minh hơn và giảm thiểu lãng phí. Ví dụ, Tejano BBQ Burrito sử dụng mức độ sử dụng sản phẩm và thời điểm mua hàng để cải thiện quyết định đặt hàng.

Kỳ vọng của khách hàng cũng thay đổi. Khách hàng muốn nhận được phản hồi nhanh hơn, thời gian chờ đợi ngắn hơn và các tùy chọn kỹ thuật số liền mạch. Khi bạn định tuyến cuộc gọi, cho phép đặt hàng trực tiếp hoặc sử dụng tự động hóa tiếp thị đơn giản, nhân viên sẽ dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng và ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

• Bạn có thể bảo vệ lợi nhuận bằng cách giảm thiểu việc làm lại và lỗi.
• Một nửa số nhà hàng ở Mỹ dự định sớm áp dụng các công cụ này, và hầu hết các nhà điều hành đều cho rằng công nghệ đóng vai trò thiết yếu trong thời kỳ đại dịch.
• Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ—trước tiên hãy sử dụng phân tích tiếp thị và điểm bán hàng—sau đó mở rộng sang quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng ở khu vực hậu cần.

Để có hướng dẫn thực tế về cách chọn công cụ tự động hóa và lập kế hoạch triển khai, hãy xem công cụ tự động hóa phù hợp với mục tiêu của bạn.

Lý do kinh doanh cho việc tự động hóa: lợi ích, rủi ro và tác động thực tế

Bạn có thể thấy những lợi ích rõ rệt khi việc đặt hàng, chuẩn bị và quản lý tồn kho sử dụng chung một luồng dữ liệu. Liên kết đó giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, giảm số lượng đơn đặt hàng làm lại và giúp quá trình sản xuất trong bếp trở nên dễ dự đoán hơn.

Những lợi thế chính mà bạn có thể tin tưởng

Hiệu quả Hiệu quả được cải thiện khi các đơn đặt hàng được xử lý nhanh hơn từ phía trước ra phía sau, giúp tăng số lượt phục vụ bàn và doanh thu hàng ngày.

Sự chính xác Hiệu quả tăng lên khi hệ thống POS, quản lý kho và báo cáo chia sẻ dữ liệu, giúp giảm thời gian đối chiếu và những sai sót tốn kém.

Sự an toàn Hiệu quả được cải thiện nhờ hệ thống điều khiển tự động giúp hạn chế sự tiếp xúc của nhân viên với các mối nguy hiểm, trong khi robot đảm nhiệm các công việc lặp đi lặp lại, tỉ mỉ.

Doanh số cao hơn Điều này bắt nguồn từ việc tiếp thị tốt hơn và theo dõi sát sao—House of Pizza và Ocean State Sandwich Company cho thấy email và nội dung có thể giúp tăng đơn đặt hàng và doanh thu.

Những sự đánh đổi cần cân nhắc

Hãy chuẩn bị cho các chi phí ban đầu và thời gian học hỏi. Đặt ra các mục tiêu kinh doanh và thời hạn rõ ràng để bạn có thể đo lường ROI và tránh sử dụng các công cụ mà bạn sẽ không dùng đến.

Các hệ thống hiện tại thiếu khả năng đánh giá phức tạp, vì vậy hãy duy trì sự tương tác trực tiếp giữa con người ở những nơi mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Sử dụng quản lý kho dựa trên dữ liệu để giảm thiểu lãng phí, vốn gây thiệt hại hàng tỷ đô la mỗi năm cho ngành công nghiệp này.

• Định lượng những lợi ích đạt được với quy trình nhanh hơn, ít phải làm lại hơn và chất lượng sản phẩm rõ ràng hơn.
• Lên kế hoạch ca làm việc một cách cẩn trọng—phân công lại nhân viên vào các vai trò phục vụ và quản lý.
• Hãy minh bạch với khách hàng về những thay đổi để duy trì trải nghiệm ăn uống ấm cúng.

Cách áp dụng tự động hóa một cách thông minh: lộ trình từng bước của bạn

Hãy bắt đầu bằng một buổi hội thảo đơn giản để lập sơ đồ quy trình đặt hàng, chuẩn bị và giao hàng trong hoạt động kinh doanh của bạn. Bản đồ đó cho thấy vị trí khách chờ và vị trí nhân viên lặp lại công việc. Hãy sử dụng nó để đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được cho quý tiếp theo.

Đánh giá hoạt động và đặt mục tiêu

Đi khảo sát ca làm việc, thu thập dữ liệu đơn giản và xác định các điểm nghẽn trong khu vực phục vụ khách hàng (FoH), khu vực bếp (BoH) và khâu giao hàng. Chuyển đổi các vấn đề thành mục tiêu kinh doanh: thời gian xử lý đơn hàng ngắn hơn, số lần làm lại ít hơn hoặc giảm thiểu lãng phí.

Chọn ngăn xếp của bạn và tích hợp

Hãy xây dựng hệ thống xoay quanh điểm bán hàng (POS) của bạn. Thêm hệ thống quản lý kho (KDS), theo dõi hàng tồn kho và quy trình tự phục vụ ở những nơi cần thiết nhất. Chọn các nền tảng và công cụ chia sẻ dữ liệu để tránh nhập liệu trùng lặp.

Đào tạo, theo dõi và đảm bảo an ninh

Xây dựng các cẩm nang ngắn gọn và triển khai theo từng giai đoạn để nhân viên dễ dàng thích nghi với sự thay đổi. Theo dõi các chỉ số KPI hàng tuần—độ chính xác, thời gian xử lý đơn hàng, chi phí nhân công và sự hài lòng của khách hàng—và liên kết mỗi công cụ với một chỉ số tương ứng.

Bảo mật thanh toán và quyền riêng tư Với phần mềm tuân thủ quy định và kiểm soát truy cập rõ ràng. Sử dụng phân tích để dự báo nhu cầu, kiểm soát hàng tồn kho và cung cấp thông tin cho hoạt động tiếp thị trước khi mở rộng quy mô.

Công nghệ tự động hóa nhà hàng trong khu bếp và khu vực hậu cần.

Màn hình hiển thị đơn giản và thiết bị kết nối giúp biến các dây chuyền chuẩn bị ồn ào thành các trung tâm sản xuất hoạt động hiệu quả và ổn định.

Hệ thống trưng bày nhà bếp giúp sản xuất nhanh hơn, rõ ràng hơn.

Sử dụng KDS Thay thế vé giấy bằng màn hình hiển thị thời gian thực mà nhân viên có thể đọc nhanh chóng. Điều này giúp đồng bộ hóa quy trình, hiển thị rõ ràng các tùy chọn bổ sung và rút ngắn thời gian xử lý vé.

Tích hợp trực tiếp các đơn đặt hàng trực tuyến vào hệ thống KDS để tránh phải nhập lại dữ liệu thủ công và giảm thiểu lỗi trong giờ cao điểm.

Nấu nướng và chuẩn bị tự động

Máy chiên tự động, lò nướng pizza băng chuyền và robot hỗ trợ xử lý các công việc đòi hỏi nhiệt độ cao hoặc lặp đi lặp lại. Chúng giúp chuẩn hóa thời gian nấu nướng và bảo vệ nhân viên khỏi bị căng thẳng và bỏng.

Quản lý tồn kho và đặt hàng dự đoán

Liên kết hệ thống quản lý kho với hệ thống POS để theo dõi mức sử dụng và dự báo nhu cầu. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác.

Công thức và kiểm soát khẩu phần

Các công cụ quản lý công thức và định lượng khẩu phần giúp đảm bảo tính nhất quán của các món ăn giữa các ca làm việc và địa điểm khác nhau. Tính nhất quán giúp giảm chi phí thực phẩm và đơn giản hóa quá trình đào tạo.

An toàn và môi trường

Cảnh báo thông minh về nhiệt độ, mức tiêu thụ năng lượng và điều kiện bảo quản giúp cải thiện an toàn và giảm chi phí năng lượng. Sử dụng các hệ thống này để giải phóng nhân viên khỏi công việc kiểm tra liên tục, giúp họ tập trung vào công việc chuyên môn.

• Đào tạo nhân viên bếp với các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) rõ ràng, kết hợp giữa công cụ và kỹ năng.
• Theo dõi các chỉ số KPI — số đơn hàng mỗi giờ, tỷ lệ lỗi và sự khác biệt về công thức — để điều chỉnh lịch trình và việc mua hàng.
• Đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) trong suốt cả mùa giải, chứ không chỉ riêng một cuối tuần.

Để có hướng dẫn thực tế về việc lựa chọn hệ thống tự động hóa khu vực bếp, hãy xem... tự động hóa hậu cần.

Phục vụ tại quầy và giao hàng: chuyển đổi trải nghiệm của khách hàng

Các tùy chọn đặt hàng hiện nay cho phép khách hàng tự quyết định tốc độ phục vụ của mình—quét mã, chạm vào ki-ốt hoặc đặt hàng trực tuyến. Những lựa chọn này giúp giảm thiểu sự cản trở và cho phép nhân viên của bạn tập trung vào việc phục vụ khách hàng.

Đặt hàng tự phục vụ: ki-ốt, mã QR và thực đơn trực tuyến của chính nhà hàng.

Cung cấp ki-ốt và thực đơn QR. Liên kết này dẫn đến hệ thống đặt hàng trực tuyến của chính bạn. Khách hàng có thể duyệt, tùy chỉnh và đặt hàng mà không cần xếp hàng chờ đợi.

Trả lời điện thoại tự động và trò chuyện

Sử dụng quy trình gọi điện tự động và trò chuyện trực tuyến để nhanh chóng trả lời các câu hỏi thường gặp. Gửi tin nhắn văn bản kèm liên kết trực tiếp để khách hàng có thể đặt hàng hoặc đặt bàn chỉ trong vài giây.

Thanh toán không tiếp xúc và lập hóa đơn tự động

Cho phép khách thanh toán tại bàn, chia hóa đơn và tip mà không cần sự can thiệp của nhân viên phục vụ. Thanh toán không tiếp xúc giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc độ phục vụ trong những ca làm việc bận rộn.

Đặt chỗ, danh sách chờ và quản lý sức chứa

Các công cụ quản lý danh sách chờ theo thời gian thực giúp cân bằng chỗ ngồi và giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn tại quầy tiếp tân. Điều này cải thiện trải nghiệm ăn uống và giảm tỷ lệ khách bỏ đi giữa chừng.

Tích hợp công nghệ giao hàng và hệ thống POS

Tích hợp các nền tảng giao hàng với hệ thống POS của bạn. Nhờ đó, tất cả đơn hàng đều được chuyển đến một dây chuyền sản xuất duy nhất. Cung cấp tính năng theo dõi trực tiếp, thông báo tự động và tối ưu hóa tuyến đường để bảo vệ chất lượng thực phẩm và giảm thời gian di chuyển của tài xế.

• Hãy thúc đẩy các kênh trực tiếp của công ty để giảm phí và giữ chân khách hàng trên nền tảng của bạn.
• Liên kết dữ liệu giao hàng và đơn đặt hàng với nhân lực và hàng tồn kho để bạn bố trí nhân sự hiệu quả hơn vào giờ cao điểm.
• Đào tạo đội ngũ lễ tân để hướng dẫn khách hàng lựa chọn phương án phục vụ nhanh nhất hoặc chu đáo nhất.

Phần kết luận

mạnh, Cách đơn giản nhất là phương pháp lặp: Hãy bắt đầu với một vấn đề, bổ sung một công cụ chuyên biệt và đo lường kết quả mỗi tuần. Triển khai các thay đổi theo từng giai đoạn và liên kết mỗi sự bổ sung với một mục tiêu kinh doanh rõ ràng—thời gian ngắn hơn, ít lỗi hơn hoặc giảm lãng phí.

Duy trì sự kết nối giữa các hoạt động bằng hệ thống quản lý điểm bán hàng (POS) để các quyết định về tồn kho và quản lý sử dụng cùng một dữ liệu. Đào tạo nhân viên bằng các cẩm nang ngắn gọn và hỗ trợ để nhân viên có thể áp dụng quy trình làm việc mới mà không làm giảm chất lượng dịch vụ. Theo dõi các chỉ số KPI – độ chính xác đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ phân bổ lao động – và điều chỉnh dựa trên kết quả thu được.

Bảo vệ lợi nhuận bằng cách dự báo, kiểm soát khẩu phần và tuân thủ quy định. Sử dụng tiếp thị một cách khôn ngoan để thúc đẩy khách hàng quay lại và cân bằng giữa tự động hóa và sự tương tác cá nhân để khách hàng cảm thấy được quan tâm. Lập kế hoạch dài hạn: loại bỏ những gì không hiệu quả, tập trung vào những gì hiệu quả và giữ vững trải nghiệm tại nhà hàng và nhà bếp của bạn khi ngành công nghiệp phát triển.